De la primera llamada a la última transferencia, un solo sistema.

En la mayoría de las estructuras, el estado real de la actividad se reconstruye a mano: una hoja de cálculo, tres recordatorios, y una cifra ya caducada cuando por fin llega. Terra la calcula de forma continua a partir de lo que los equipos registran de todos modos.

• Torre de control

  Una página de entrada que reúne las obras en curso, los vencimientos próximos y lo que está bloqueado.

  → La reunión semanal empieza sobre hechos, no sobre una recogida de información.

• Planificación

  Asignación de las intervenciones a los equipos, con la carga visible por técnico y por semana.

  → Una sobrecarga se ve antes de sufrirla, y no el lunes por la mañana cuando ya no queda nadie disponible.

• Rentabilidad por obra

  Horas fichadas, compras imputadas y facturación contrastadas con el presupuesto, obra por obra.

  → La desviación entre previsto y real se lee durante la obra, cuando aún se puede actuar — no en el cierre del ejercicio.

• Vencimientos contractuales

  Fines de contrato, visitas periódicas, garantías y habilitaciones, con su fecha de vencimiento.

  → Un contrato ya no se renueva por olvido, y una habilitación caducada ya no sale a obra.

• Informes de análisis y síntesis de dirección

  Informes redactados a partir de sus datos reales, con el origen de cada cifra.

  → Un diagnóstico argumentado en unos minutos, en lugar de media jornada de maquetación.

La dirección se apoya en los datos ya registrados: ninguna reintroducción, ninguna tabla que mantener al día.

El presupuesto es donde se pierde el dinero: un precio sacado de la cabeza, una mano de obra estimada a ojo, una respuesta a licitación que arranca de una página en blanco mientras quince años de expedientes duermen en un disco.

• Embudo de oportunidades

  Los negocios en curso por etapa, con su importe y su fecha de decisión prevista.

  → Se sabe lo que va a entrar, y sobre todo lo que lleva tres semanas sin moverse.

• Presupuestos

  Presupuestos construidos desde el catálogo y la biblioteca de artículos, convertibles en obra una vez aceptados.

  → El presupuesto aceptado se convierte en el presupuesto de la obra: sin copias, sin diferencias de interpretación.

• Solicitudes entrantes leídas automáticamente

  Los correos de solicitud recibidos en un buzón dedicado se leen, se resumen y se proponen como borrador de presupuesto.

  → Una solicitud de cliente ya no duerme en un buzón compartido hasta que alguien se acuerda de abrirlo.

• Licitaciones de gran obra

  El pliego se deposita tal cual, se despliega y se lee: síntesis, exigencias vinculantes, puntos de vigilancia y presupuesto a valorar.

  → De dos a cuatro días de redacción y valoración reducidos a un análisis que revisar, memoria técnica y mediciones incluidas.

• Histórico de respuestas

  El fondo de respuestas anteriores, con el motivo de los negocios perdidos.

  → Cada nueva respuesta parte de lo que ya ha ganado, y las referencias citadas son obras realmente entregadas.

• Facturación a clientes

  Facturas emitidas desde los presupuestos y las obras, con recordatorios y seguimiento de los cobros.

  → Lo vendido y lo facturado se acercan solos — los olvidos de facturación se ven.

Los precios se recuperan de sus presupuestos anteriores, línea a línea, con el número de comparables y los presupuestos aceptados que los justifican.

El terreno produce lo esencial de la información de la empresa, y es allí donde se pierde: un parte reintroducido al día siguiente, unas horas anotadas en una libreta, una foto que se queda en un móvil.

• Intervenciones

  Órdenes de trabajo asignadas, ejecutadas y cerradas desde el móvil, con adjuntos y firma del cliente.

  → La intervención se cierra in situ: se acabaron los expedientes esperando regularización administrativa.

• Partes dictados

  El técnico dicta su parte, que se transcribe y se estructura automáticamente.

  → El parte existe antes de que el técnico salga de la obra, en un formato legible para el cliente.

• Obras

  La obra lleva su presupuesto de horas, sus compras, sus intervenciones y sus documentos.

  → Todo lo relativo a un negocio se encuentra en el mismo sitio, años después.

• Contratos de mantenimiento

  Contratos recurrentes con sus visitas periódicas planificadas y su seguimiento de ejecución.

  → Una visita contractual no realizada se ve antes de que el cliente la reclame.

• Satisfacción del cliente

  Encuestas enviadas tras la intervención, con seguimiento de las respuestas.

  → Un descontento sale a la luz mientras todavía es recuperable.

• Geolocalización de los equipos

  Posición de los equipos en ruta, cuando la función está activada.

  → La urgencia de la tarde se asigna a quien está más cerca, no a quien coge el teléfono.

Lo que ocurre sobre el terreno llega al sistema el mismo día, registrado una sola vez por quien lo ha hecho.

La compra es la partida peor controlada de las pymes técnicas: pedidos hechos por teléfono, un presupuesto seguido a posteriori, y facturas de proveedor que se descubren al recibirlas.

• Solicitudes de compra y arbitraje

  La necesidad sube desde el terreno, se arbitra y se convierte en pedido.

  → La compra pasa por una decisión trazada en lugar de un acuerdo verbal que nadie recuerda.

• Presupuestos y compromisos

  Presupuestos por categoría y por departamento, consumidos a prorrata por las líneas de pedido.

  → La desviación se ve en el compromiso, no tres meses después cuando llega la factura.

• Pedidos y recepciones

  Pedidos a proveedores, acuses de recibo, albaranes y recepciones parciales.

  → La diferencia entre pedido, entregado y facturado se concilia automáticamente — la conocida conciliación a tres bandas.

• Búsqueda de proveedores y consultas

  Consulta a varios proveedores sobre una misma necesidad, con comparación de las ofertas.

  → El precio obtenido se compara con lo que se habría podido obtener, en lugar de ser el único recibido.

• Existencias y ubicaciones

  Existencias por ubicación, preparación de material, cesiones y biblioteca de artículos.

  → Se deja de comprar lo que ya está en almacén, y el material sale preparado hacia la obra.

• No conformidades y litigios

  Seguimiento de las entregas no conformes y de los litigios con proveedores hasta su resolución.

  → Un abono pendiente ya no se pierde entre el almacén y la contabilidad.

Cada euro comprometido queda vinculado a un presupuesto, una obra y un departamento antes incluso de facturarse.

Entre la obra terminada y el dinero cobrado hay una serie de etapas donde se pierde tiempo y a veces dinero: factura emitida tarde, cobro parcial sin punteo, factura de proveedor pagada dos veces.

• Seguimiento de facturación

  Lo facturable, lo facturado, lo vencido y lo cobrado, por cliente y por obra.

  → La obra terminada pero no facturada aparece en una lista, y no en la memoria de alguien.

• Cobros de clientes

  Cobros totales y parciales conciliados con las facturas, con recordatorios automáticos de los impagados.

  → El recordatorio sale en el momento adecuado sin depender de la vigilancia de una persona.

• Facturas de proveedores y pagos

  Facturas de proveedores conciliadas con los pedidos y las recepciones, con seguimiento de los pagos parciales.

  → Una factura sin pedido correspondiente no se paga por descuido.

• Conciliación bancaria

  Líneas bancarias conciliadas con los cobros y pagos registrados.

  → La diferencia entre el banco y la contabilidad se reduce a lo que realmente queda por tratar.

• Tesorería y fondo de maniobra

  Posición de tesorería, necesidad de fondo de maniobra y evolución mensual.

  → La necesidad de financiación se ve venir con varias semanas de antelación.

• Gastos de desplazamiento

  Notas de gastos registradas desde el móvil, validadas y luego integradas en los datos de nómina.

  → Los justificantes dejan de circular en forma de foto por la mensajería.

Facturación, cobros y banco se concilian solos: solo queda por tratar lo que de verdad no cuadra.

El material y los vehículos son un activo que rara vez se sigue: se descubre el coste de un vehículo cuando se avería, y las herramientas desaparecen sin que nadie sepa en casa de quién.

• Material y asignaciones

  Herramientas y material asignados a un técnico, un vehículo o una obra, con etiquetas y código de barras.

  → Una herramienta se encuentra, y su desaparición se constata en el momento en que ocurre.

• Vehículos y lecturas de kilometraje

  Flota, asignaciones, mantenimientos y lecturas de kilometraje.

  → El mantenimiento se dispara con el kilometraje real, no con la fecha aproximada que se recuerda.

• Coste total de propiedad (TCO)

  Compra, mantenimiento, combustible e inmovilización acumulados por equipo.

  → La decisión de renovar o no se toma sobre un coste constatado, no sobre una impresión.

• Edificios y contratos de explotación

  Sedes, edificios y contratos de facility management con sus vencimientos.

  → Los gastos de explotación dejan de ser una línea contable sin detalle.

• Parque informático

  Puestos, licencias y equipos asignados a los colaboradores.

  → Una baja ya no deja material ni licencias sueltos.

Cada equipo lleva su asignación, su histórico y su coste real de propiedad.

Entre las horas fichadas en obra y la nómina suele haber dos o tres reintroducciones, otras tantas ocasiones de error, y una negociación mensual sobre lo que realmente se hizo.

• Partes de horas

  Tiempos registrados por los técnicos, vinculados a la obra y validados por su responsable.

  → Las horas alimentan a la vez la rentabilidad de la obra y los variables de nómina.

• Ausencias y vacaciones

  Solicitudes de vacaciones, validaciones, contadores y ausencias justificadas.

  → La planificación tiene en cuenta las ausencias reales, y los contadores ya no se llevan en una hoja de cálculo.

• Habilitaciones y vencimientos

  Habilitaciones, certificaciones y reconocimientos médicos con su fecha de caducidad.

  → Una habilitación caducada se señala antes de la intervención, no durante una inspección.

• Expedientes de colaboradores

  Contratos, documentos, incorporación y salida por colaborador.

  → La llegada y la salida siguen una lista, no la memoria de quien suele ocuparse.

• Variables de nómina

  Horas, primas, ausencias y gastos consolidados para la nómina.

  → El fichero que se envía a la gestoría está construido, no recompuesto cada mes.

Una hora registrada una vez sirve para la obra, para la nómina y para el análisis de margen.

Las empresas que fabrican o preparan en taller gestionan sus estudios aparte: un expediente técnico en una carpeta de red, un escandallo en una hoja de cálculo, y un cálculo de necesidades rehecho en cada negocio.

• Proyectos de estudio

  Proyectos abiertos desde el negocio ganado, con sus fases y su presupuesto de horas.

  → El estudio se sigue como una obra: carga prevista, carga consumida, desviación visible.

• Expedientes técnicos y escandallos

  Expedientes y listas de materiales estructuradas, vinculados al proyecto.

  → El escandallo se convierte en un dato explotable, no en una pestaña de hoja de cálculo enviada por correo.

• Cálculo de necesidades

  Necesidad de componentes deducida de las listas de materiales y del stock disponible.

  → Las compras del negocio salen del cálculo, en lugar de estimarse y completarse luego con urgencia.

• Órdenes de fabricación y planificación

  Órdenes de fabricación planificadas sobre la capacidad del taller.

  → La fecha prometida al cliente tiene en cuenta la carga real del taller.

El estudio alimenta directamente las compras y la fabricación: un dato registrado una vez, utilizado hasta la entrega.

Una parte importante del tiempo administrativo se va en responder a preguntas simples: cómo va mi intervención, han recibido mi factura, pueden reenviarme el informe.

• Área de cliente

  El cliente consulta sus intervenciones y sus documentos, presenta sus solicitudes y responde a las encuestas.

  → Las llamadas de seguimiento bajan, y el cliente se sirve solo cuando le viene bien.

• Área de proveedor

  El proveedor acusa recibo de los pedidos y deposita sus albaranes y sus facturas.

  → Los documentos del proveedor llegan al sitio correcto, vinculados al pedido correcto.

• Mensajería trazada

  Los intercambios comerciales, técnicos y contables se conservan en el expediente correspondiente.

  → Un intercambio se encuentra en el negocio, no en el buzón de alguien que ya se fue de la empresa.

Lo que el cliente o el proveedor puede hacer por sí mismo deja de ocupar a una persona al teléfono.